Om Besiktningslänken
Jag byggde det jag själv saknade i vardagen.
Besiktningslänken började inte med att jag ville bygga ett nytt system. Det började med att jag själv satt mitt i processen och gång på gång tänkte att bokningen av utflyttningsbesiktningar borde gå att lösa betydligt enklare. Efter flera år i fastighetsbranschen hade jag sett samma sak återkomma: mycket tid gick åt till administration runt besiktningen, trots att själva uppgiften egentligen var ganska enkel – få hyresgästen att boka en tid som faktiskt fungerar.
Besiktningslänken är verktyget jag själv hade velat ha när jag satt mitt i det arbetet.
Bakgrunden
Det började med ett återkommande irritationsmoment.
Månad efter månad kom nya avflyttningar som skulle hanteras.
Jag satt med underlag i Excel, kopierade e-postadresser, gjorde utskick och försökte hålla reda på svaren som kom tillbaka. Någon ville ha en tid som redan hunnit bli upptagen. Någon annan ringde istället. Någon behövde få informationen förklarad igen. Sedan skulle allt stämmas av och föras in i kalendern. Inget av momenten var särskilt komplicerat i sig. Det var kombinationen av dem som blev problemet.
Det blev mycket klickande, kopierande, letande i mejltrådar och fram och tillbaka med tider – för något som egentligen borde kunna ske ganska automatiskt. Efter att ha gjort det här tillräckligt många gånger började jag fundera på varför hyresgästen inte bara kunde få en länk, se de tider som faktiskt var lediga och boka själv. Det var där Besiktningslänken började.
Problemet var inte själva besiktningen. Det var allt som behövde hända innan den kunde börja.
- Excelunderlag
- Kopiera e-postadresser
- BCC-utskick
- Svarstrådar
- Önskad tid upptagen
- Nytt mejl
- Telefonsamtal
- Manuell kalenderhantering
- Bekräftelse
Samma moment, varje månad, för varje avflyttning – innan någon besiktning ens hade genomförts.
Vägen vidare
Bokningen var början.
När hyresgästen väl hade en enkel personlig länk blev nästa fråga självklar: varför skulle samma person behöva gå tillbaka till mejl och telefon för information och frågor kring utflyttningen? Därför växte Besiktningslänken vidare från självbokning till en samlad självserviceyta för utflyttningsbesiktningen.
Byggd nära verkligheten
Tre saker vi inte ville kompromissa med.
Enkelt för hyresgästen
Självservicen ska inte kräva en app, ett konto eller kunskap om fastighetsbolagets interna system. Länken ska göra det tydligt vad hyresgästen behöver göra – välja tid, svara på frågor, hitta rätt information och nå fastighetsbolaget.
Kontroll för fastighetsbolaget
Automatisering ska inte betyda att man tappar överblicken. Ärenden, status och bokningar ska fortfarande vara tydliga för organisationen.
Passa den befintliga arbetsdagen
Ett nytt system ska inte skapa ett parallellt arbetssätt. Tillgänglighet, bokningar och kalender behöver hänga ihop med hur besiktningspersonalen faktiskt arbetar.
Se det i praktiken
Känner ni igen arbetsflödet?
Då visar vi gärna hur Besiktningslänken skulle kunna fungera utifrån er organisation, era besiktningspersoner och ert nuvarande bokningsflöde.
eller mejla oss på info@besiktningslanken.se