BESIKTNINGSLÄNKEN

Juridik

Dataexport, tjänstebyte och databehandling

Här beskriver vi hur en kund kan få ut sin organisations data från Besiktningslänken, hur ett tjänstebyte hanteras och vilka principer som gäller för behandling och säker överlämning.

  • Strukturerad export
  • Integritetskontrollerad
  • Säker överlämning

Översikt

  • Kunden behåller rättigheterna till sin data enligt avtal.
  • Export kan begäras under avtalstiden och inför ett avslut eller tjänstebyte.
  • Exporten tas fram för en bestämd kundorganisation.
  • Begäran och mottagarens behörighet kontrolleras innan överlämning.
  • Det är en administrerad process och ingen öppen självbetjäningsnedladdning för kundanvändare.

Exporten omfattar den data som omfattas av Kundexport V1.

Vad exporten innehåller

  • Ett ZIP-arkiv med 32 avgränsade datamängder.
  • En JSON-fil per datamängd, även när datamängden är tom.
  • manifest.json med filinformation och kontrollsummor.
  • README.txt med format, relationer, avgränsningar och läsanvisningar.
  • JSON i UTF-8 med tydlig skillnad mellan null och tom sträng.
  • Tidsuppgifter anges i UTC enligt ISO 8601.
  • Relationer kan följas genom identifierare mellan filerna.

Innehåll på kategorinivå

  • Organisation och inställningar
  • Fastigheter och organisatoriska kopplingar
  • Ärenden, bokningar och ärendehistorik
  • Användare, medlemskap och roller inom organisationen
  • Bokningsfrågor, svar och flexibelt tillträde
  • E-posthistorik och mallreferenser
  • Kalenderkopplingarnas relevanta metadata
  • Importer, aviseringar och revisionshändelser

Det exakta fil- och fältinnehållet framgår av manifestet och README-filen i paketet.

Vad som inte ingår i huvudpaketet

  • Lösenord, API-nycklar, åtkomsttoken, bokningshemligheter och andra credentials.
  • Kalenderinnehåll från användarnas externa kalendrar.
  • Innehåll i hyresgästers eller användares inkorgar.
  • Kontaktbaserade spärrlistor hos e-postleverantören.
  • Leverantörens egna e-postloggar, öppningar, klick och meddelandekroppar som standard i huvudpaketet.
  • Data från andra kundorganisationer.
  • Interna systemuppgifter som saknar kundkoppling eller inte ingår i det fastställda exportkontraktet.

Vissa riskfyllda filnamn kan maskeras i exportkopian. Maskeringen redovisas i manifestet och databasen ändras inte av den.

Leverantörsdata för e-post

Leverantörsdata för e-post ingår inte i huvudpaketet. En separat komplettering kan i förekommande fall tas fram när uppgifterna kan knytas säkert till organisationens e-posthistorik. Tillgängligheten beror bland annat på leverantörens lagring och tekniska åtkomst. Det är en möjlig separat process och ingen garanti om full historik.

Integritet och verifierbarhet

  • Exporten avgränsas till den valda organisationen.
  • Fält och metadata filtreras enligt ett fast exportkontrakt.
  • Paketbygget stoppas om innehåll ser ut att innehålla hemligheter eller credentials.
  • Varje fil får en SHA-256-kontrollsumma i manifestet.
  • Hela ZIP-filen får en separat SHA-256-kontrollsumma.
  • Exporten revisionsregistreras innan filen lämnas ut.
  • Paketet lagras inte i en publik filyta.

Så går en export till

  1. Steg 01: Begäran

    Kunden kontaktar Besiktningslänken genom den befintliga kontaktvägen och anger organisation samt ärendereferens.

  2. Steg 02: Kontroll

    Behörig företrädare och exportens omfattning kontrolleras.

  3. Steg 03: Paketering

    En behörig systemägare skapar exportpaketet.

  4. Steg 04: Registrering

    Paketets identitet och kontrollsumma registreras.

  5. Steg 05: Överlämning

    Paketet överlämnas genom en överenskommen säker kanal. Eventuell nyckel eller lösenfras lämnas genom en separat kanal.

Att paketet laddas ned hos systemägaren betyder inte att kunden har mottagit det. Överlämning och mottagningsbekräftelse dokumenteras separat.

Byte från Besiktningslänken

  • Kunden begär export och anger önskad omfattning.
  • Besiktningslänken tar fram det strukturerade exportpaketet.
  • Kunden eller den nya leverantören ansvarar för eventuell import och anpassning till mottagande system.
  • Besiktningslänken lämnar rimlig information om filstruktur och relationsnycklar.
  • Fortsatt åtkomst, avslut och radering hanteras enligt kundavtal, personuppgiftsbiträdesavtal och tillämplig lag.

Exporten är ett strukturerat underlag för fortsatt behandling och eventuell migrering. Den innehåller inga färdiga direktimporter till andra system.

Databehandling, plats och underbiträden

Personuppgiftsbehandling, behandlingsplatser, eventuella överföringar och anlitade underbiträden regleras genom personuppgiftsbiträdesavtalet och PUB-instruktionen med tillhörande underbiträdesförteckning. Den fullständiga underbiträdesförteckningen lämnas som del av det kundanpassade dataskyddsunderlaget.

Behöver ni en uppgift som inte framgår av den publicerade informationen? Begär den aktuella underbiträdesförteckningen eller kontakta oss på info@besiktningslanken.se.

Säkerhet vid överlämning

  • Mottagarens behörighet kontrolleras.
  • Paketet kan krypteras inför överlämning.
  • Fil och nyckel eller lösenfras skickas i separata kanaler.
  • Kontrollsumman binder överlämningen till det skapade paketet.
  • Tillfälliga kopior hanteras och raderas enligt överenskommen rutin.
  • Mottagandet kan registreras som en manuell bekräftelse.

Begränsningar

  • Kundexport V1 är en strukturerad export av det fastställda kunddataomfånget.
  • Leverantörens historiska e-postdata kan ha begränsad tillgänglighet.
  • Händelser, meddelandekroppar och annan leverantörsdata kan behöva hanteras separat.
  • Exporten innebär inte att ett mottagande system automatiskt kan importera materialet.
  • Praktisk överlämning sker efter kontroll av mottagare och kanal.

Behöver ni en export eller planerar ni ett systembyte?

Kontakta oss så går vi igenom organisation, omfattning, behörig mottagare och säker överlämning.

Till kontaktsidan